Een inbox waar de hele dag nieuwe mails in binnen komen, deadlines die gehaald moeten worden, constante informatiestromen die binnenkomen, social media dat altijd maar ‘aan’ staat, oh ja en natuurlijk gewoon twee kinderen en een huishouden wat naast werk ‘gerund’ moet worden.

Ik was constant bezig ‘met wat nog moest’. Had het gevoel dat ik iedere keer achter de feiten aanliep en geen rust in mijn hoofd meer had. Ik gok, iets wat meer working MOMs zullen herkennen. DUS vond ik het tijd voor actie. Er moest iets veranderen!

Ik heb daarom de cursus ‘Het effectieve werken; meer plezier, meer effect’ gedaan en deel graag wat ik hiervan heb geleerd! 

Wat heb ik geleerd van mijn cursus efficient werken:

• 100% overzicht en controle over alles in mijn werk
• Rust in mijn hoofd, meer focus, minder druk en stress
• Betere prioriteiten stellen
• Meer gedaan krijgen
• Werk en privé makkelijker combineren
• Meer grip op onderbrekingen, verstoringen, minder afleiding
• Een voldaan gevoel over mijn (werk) dag

Hoe dit te bereiken? Effectief werken begint met iedere dag terugkijken op de dag en kijken wat je beter had kunnen doen. Pro-actief zijn!

1 app checken = 20 minuten langer werk

Uit onderzoek blijkt dat als je een appje krijgt, en je dat leest en/of op reageert dat de taak waar je mee bezig was 20 minuten langer duurt. Kortom je bent langer aan het werk, door 1 app.

Aangezien apps, mailtjes, Facebook en instagramberichten de hele dag binnen komen… tel dan maar even uit hoe vaak je afgeleid bent en je focus kwijt raakt. Er komen constant prikkels binnen. Dat moet anders!

Zet alles uit!

Doe alles wat uit kan tijdens het werken uit. Zet je mobiel op stil en leg hem weg. Zet je email uit. Zet al je meldingen van Facebook uit! Ik werd gek van die pop-ups die maar in mijn scherm kwamen van Facebook als ik aan het werk was. Die kan je dus allemaal uit zetten.

Ben je even een uur mee bezig, maar uiteindelijk scheelt het mij uren van ‘niet afgeleid worden’. Zelfde geldt voor je agenda. ALLE meldingen uit!

Vaste elementen accepteren

Daarnaast bouw je je dag op in drie taken die je wilt doen. Alle vaste elementen zet je ook in je agenda. Dus kinderen van school halen, zet het erin.

Probeer je ook niet druk te maken over dingen waar je geen invloed op hebt. Ik kon soms wel eens chagrijnig worden van het feit dat ik bijvoorbeeld mijn dochter naar zwemles moet brengen. Maar goed, dit is iets wat moet, waar je geen invloed op hebt, dus vanaf nu heb ik besloten dit te accepteren omdat ik het niet kan veranderen.

Focus!

Focus! Ik heb een to-do lijst waar 1000 dingen op staan voor mijn blog. De kunst is focus aan te brengen. Waar wil ik mij echt op richten, in welke ideeën geloof ik echt en wil ik uitwerken. Niet 50 losse ideeën, maar 3 concrete waar je aan gaat werken.

Werk organiseren

Dan komen we op het volgende. Het organiseren van mijn werk. Het belangrijkste is om doelen te stellen. Waar wil ik zijn over een jaar. Welke activiteiten doe ik iedere dag om deze doelen te halen? Mensen die focus hebben, hebben succes.

Dus met dat in het achterhoofd heb ik zelf 3 doelen gesteld voor het komende jaar. Alleen dat geeft al heel veel rust in mijn hoofd! Dat ik maar 3 doelen/dingen heb om over na te denken en niet die 50 andere ideeën (waar toch geen tijd voor is) om daar ook nog mee bezig te zijn.

100% overzicht

Het volgende is; Getting things done! Zorg voor 100% overzicht. Als ik bijvoorbeeld alleen al aan mijn kantoor dacht kreeg ik al stress. Er lagen zoveel folders, papiertjes waar ideeën op stonden, stapels en stapels met ideeën voor blogs, tips. Ik ben er een hele dag mee bezig geweest, maar ik ben zo blij dat ik mijn hele kantoor geordend heb. Ik heb geen 20 lijstjes meer, maar één lijst waarin ik alles makkelijk kan vinden. Geordend per onderwerp. Ook dat geeft mij echt heel veel rust in mijn hoofd.

Nu ik aan het werk ben in mijn kantoor zie ik ook niet meer die stapels liggen, zo fijn. Ik kan nu heel makkelijk iets vinden. Efficiënt dus! Rust, controle & grip, structuur en overzicht! Allemaal gekregen door 1 dag alles te ordenen. Doen! Echt een aanrader dit! Tijdens de cursus time management heb ik geleerd om iedere week alles te verzamelen en dit te organiseren. Dus niet zoals ik eerst deed de stapel op laten lopen waar ik zelfs nog dingen uit 2015 tegen kwam… Bij alles wat je hebt verzameld, denk daarbij na, of het bijdraagt aan je gewenste doel. Zo niet weg ermee.

Mindset

Wat mijn ook heeft geholpen is mijn mindset. Dit is eigenlijk belangrijk met alles wat je wilt bereiken in het leven. Heb je de juiste mindset, dan kan je het en gaat het ook lukken. Begin niet je dag met ‘wat heb ik het druk vandaag’ zoals ik vaak zelf deed. Ik begin nu mijn dag met ‘we gaan er een productieve dag van maken en ‘ik ga die to-do lijst rocken’. Zo’n beter begin van de dag! Iets anders voor aan het begin van de dag!

Eet de kikker

’Eat that frog’ doe iets aan het begin van de dag waar je geen zin in hebt of geen energie van krijgt. Dan is dat tenminste gedaan en zit je daar niet de hele dag tegen aan te hikken of verschuif je het op de to-do lijst voor morgen. En die dag erna weer..

Agenda

Probeer bewuster naar je agenda te kijken en per taak een tijd in te plannen. Ik zette gewoon mijn hele to-do lijst neer zonder bewust te kijken hoeveel tijd ik nou per taak kwijt was. Zo haalde ik aan het einde van de dag nooit mijn to-do lijst en was ik altijd gefrustreerd en de hele dag als een gek aan het werk om mijn to do lijst maar te kunnen halen. 

Nu ziet mijn planning er voor bijvoorbeeld vandaag zo uit:

9.00 – 11.00 -SEO – Tomahawk – SEO Bureau zoeken –  zoekwoorden opschrijven waar ik op gevonden wil worden.

11.00 – 11.30 – MAIL 

11.30 – 12.00 LUNCH 

12.00 – 14.00 BLOGS – Blog afschrijven, inplannen. Aanjagen social media. 

14.00 – 14.30 MAIL 

14.30 – 16.30 FOTOGRAFIE – Foto’s maken en bewerken nieuwe campagne 

16.30 – 17.00 MAIL 

Het effectieve werken heeft mij geleerd mijn agenda in drie blokken te verdelen. Na ieder blok check in mijn mail. Dus nog maar drie keer per dag in plaats van ieder kwartier… En zo kan je beter focussen. Ik vind dit heel fijn werken en het heeft mij dus bewuster gemaakt van hoe lang een taak duurt.

Top 3

Maak aan het eind van de dag een top 3 met wat je de volgende dag bereikt wil hebben. Begin de volgende dag meteen aan je eerste doel/ taak en ga niet eerst je emails checken… Dat leidt weer af. Plan op vrijdag een half uurtje ‘reflectie’ in. Wat ging goed, wat kan beter, hoe had ik deze email met vraag kunnen voorkomen?

Resultaat

Denk ook niet aan alles wat je moet doen, maar denk aan het resultaat wat het je gaat opleveren! Dit is hetzelfde als met afvallen! Denk niet ‘dit mag ik niet eten’. Maar denk er aan dat als je dat koekje niet eet, je dit helpt om je doel (afvallen/ weer in de ene fijne broek passen ) te halen! Denk dus altijd aan de gewenste uitkomst!

En?

Na een week bovenstaande toepassen merk ik echt, een helder hoofd zorgt voor minder stress en meer productiviteit! Ik ben eindelijk weer gefocust, begin mijn dag vrolijk en het belangrijkste, ik krijg meer voor elkaar in minder tijd! Dat is precies wat ik wilde! Zo ben ik thuis ook minder gestrest en heb ik meer tijd voor mijn kids! Alle WORKING MOMS met dezelfde struggles die ik had, doe die cursus, het verbetert je leven!

Check www.heteffectievewerken.nl voor de cursus.